Digitalisierung

Mehr als nur Abschied vom Papier.

Steuerberatung 4.0

Was bedeutet Digitalisierung?
Und was hat ein Steuerberater damit zu tun?

Die Frage ist (schon lange) nicht mehr, ob man als Unternehmer, Handwerker, Arzt etc. digitalisiert. Denn: Wer heute nicht digitalisiert, ist morgen nicht mehr wettbewerbsfähig. 

Für moderne Steuerberater hat sich die Digitalisierungsberatung in den letzten Jahren nahezu aufgedrängt. Schließlich gibt es kaum einen anderen Beruf, der Einblick hat in so viele Unternehmen, Branchen, Softwarelösungen, Prozesse usw. Und wir können sehr schnell erkennen, in welchem Unternehmen die Digitalisierung gut läuft, welche Prozesse und Tools funktionieren, und was sich als Sackgasse herausgestellt hat. Weiterhin verändert sich auch unser Beruf auf Grund der Digitalisierung und der Entwicklung künstlicher Intelligenz so rasant wie nie. Kommt dann noch die persönliche Affinität und Begeisterung für Digitalisierung hinzu, entsteht quasi automatisch ein eigenständiger Kompetenz- und Leistungsbereich. Nicht umsonst sind wir bereits seit 2019 durchgängig Datev Digitale Kanzlei.

Im Rahmen der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung besprechen wir alle Belegprozesse bei Ihnen und ersetzen nicht nur das Papier, sondern standardisieren und automatisieren ihr Unternehmen ganz nebenbei. Begleitend beraten wir Sie zum Thema E-Rechnung, digitale Belegprüfung und Belegfreigabe, digitale Personalakte, digitale Lohn-/Gehaltsabrechnung, Verfahrensdokumentation sowie die Nutzung von KI-Tools beispielsweise zur Steuerung und Planung Ihrer Liquidität. 

Wir analysieren Ihre Fakturasoftware/ERP-System auf Schnittstellen und übernehmen Ihre Daten wo immer es technisch möglich ist. Dadurch erreichen wir eine höhere Effizienz und Geschwindigkeit und vermeiden nebenbei Medienbrüche.

 

Digitale Belegbuchhaltung mit Unternehmen online

Wenn wir Unternehmen digitalisieren beginnen wir mit der Buchhaltung. Denn hier treffen fast alle betrieblichen Prozesse aufeinander. Vom Post- und Wareneingang zum Leistungsbereich und Faktura. Mit dem Einsatz von DATEV Unternehmen online heben Sie Ihr Unternehmen auf ein neues Level. Erfahren Sie die vielen Vorteile, die hiermit verbunden sind.

Die zentrale Plattform Ihrer digitalen Buchhaltung ist DATEV Unternehmen online. Dies ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Daten, Auswertungen, Belege und Bankkonten haben. Ihre Belege laden Sie per Smartphone-App, durch E-Mail-Weiterleitung, automatisch oder automatisiert hoch. Vereinzelt müssen Sie auch mal noch einen Scanner verwenden. 

Übrigens: Unternehmen online ist bereits seit Jahren E-Rechnungstauglich! Sofern Sie Unternehmen online einsetzen erfüllen Sie schon heute alle Anforderungen an die Archivierung und Verarbeitung von E-Rechnungen.

Im Anschluss haben Sie über das Modul "Belegfreigabe" die Möglichkeit, einen digitalen (mehrstufigen) Belegfreigabeprozess zu durchlaufen. Nach der Belegfreigabe bezahlen Sie die Rechnung mit nur wenigen Clicks, ganz ohne lästiges Abtippen von Bankverbindung, Betrag oder Verwendungszweck, weil Unternehmen online die Belege ausliest und die Überweisung automatisch vorbereiten kann.

Im Bereich Auswertungen stehen Ihnen alle BWAs, Controllingreports und weiteren Auswertungen zur Online-Ansicht oder zum Download bereit. Sie können hierbei auch transparent Einblick in die Buchhaltung nehmen und können zu jedem Buchhaltungskonto die Buchungen und verknüpften Belege einsehen.

Unternehmen online kann ergänzt werden um den KI-basierten Liquiditätsmonitor, mit dem Sie ohne viel Input Ihre Liquiditätsentwicklung prognostizieren und planen können. 

Kleine Unternehmen können Unternehmen online außerdem um ein Faktura-Modul Auftragswesen next ergänzen.

Alle Vorteile im Überblick:

  • Kein ständiges Zusammenstellen, Ein- um Umsortieren von Belegen und Kontoauszügen in “Pendelordner”.
  • Kein monatlicher Hin- und Rücktransport oder Versand des Pendelordners.
  • Upload oder Digitalisierung von Belegen und Rechnungen ist auf Personal delegierbar (im Gegensatz zu der sehr vertraulichen Tätigkeit des Zusammenstellens des Pendelordners)
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DATEV Unternehmen online mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg, jederzeit, von jedem Ort.
  • Forderungen und Verbindlichkeiten sind hochaktuell für Zahlungslauf oder Mahnung
  • Entfall einer Neben- oder Schattenbuchhaltung für Zwecke des Mahnwesens
  • Laufend aktuelle Auswertungen (z.B. BWA, Controlling-Report, OPOS-Liste)
  • Mehrwert durch Nutzung des Rechenzentrums als revisionssicheres Belegarchiv für digitalisierte Rechnungen und für E-Rechnungen
  • Optional erweiterbar um Angebots- und Rechnungsschreibung

Digitalisierung und Automatisierung in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist in vielen Unternehmen der sensibelste Bereich. Es besteht Zeitdruck, gleichzeitig ist Präzision und Fehlervermeidung essentiell. Umso wichtiger ist es, den Lohnprozess von A bis Z zu digitalisieren. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von digitalen Prozessen im Bereich Personalabrechnung profitieren kann. 

Im monatlichen Prozess der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung können verschiedene Bereiche „digitalisiert“ und in DATEV Unternehmen online verlagert werden. Die ideale Nutzung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt stark von der Branche und der Mitarbeiteranzahl des Unternehmens ab. Daher ist eine ausführliche Erörterung und Beratung vor der Umstellung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung unerlässlich. 

Folgende Bereiche profitieren bei Verwendung von DATEV Unternehmen online im Rahmen der digitalisieren Lohn- und Gehaltsbuchhaltung:

Datenein- und weitergabe:

  • Stammdaten der (neuen) Arbeitnehmer via Online-Formular
  • Vorerfassung von monatlichen Bewegungsdaten (wie z.B. abzurechende Stunden der Lohnempfänger)
  • Übernahme der Daten Ihrer Zeiterfassungssysteme oder HR-Software
  • Online Abruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)

Digitale Personalakte:

  • Führen einer digitalen Personalakte – mit ständigen Onlinezugriff (ideal auch für Unternehmen mit mehreren Standorten)
  • Kein unterschiedlicher Daten/Wissenstand zwischen Steuerberater und Unternehmer
  • Die digitale Personalakte wird ab 2027 Pflicht, sind Sie bereits hierfür vorbereitet?

Auswertungen:

  • Alle Lohnauswertungen (z.B. Lohnjournal, Lohnsteueranmeldung, Personalkostenübersichten) im Online-Zugriff
  • Papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnung über DATEV Arbeitnehmer online

Kommunizieren und Zusammenarbeiten mittels Mandanten-App

Wir stellen digital-affinen Mandanten unsere Mandanten-App von milia.io kostenlos zur Verfügung, mit der Sie auf einfachsten Weg mit uns kommunizieren, Daten austauschen und sogar Signieren können. Erfahren Sie, wie wir mittels dieser Lösung die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatung auf ein neues Level heben. 

„Mandantenapp milia“ ist ein innovatives Softwareprojekt für digitale Steuerkanzleien, das ständig weiterentwickelt wird. Die Software ist komplett in Deutschland entwickelt und gehostet und damit selbstverständlich datenschutzkonform gem. DSGVO. 

Sind Sie auch jemand, der zahllose E-Mail jeden Tag bekommt? Und dann noch die vielen Rückfragen vom Steuerberater zur Finanzbuchhaltung, zum Jahresabschluss oder zur Lohnbuchhaltung? Wie wäre es, wenn wir die Kommunikation vereinfachen (so einfach wie WhatsApp!)  und zentralisieren, damit das Suchen und Verwaltung von E-Mails der Vergangenheit angehört?

Wir erhalten mit der Mandantenapp milia Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, die uns bislang nicht offen standen:

  • Austausch von Kurznachrichten/Chat via SmartPhone oder PC
  • Einfacher Austausch von Dateien und Dokumenten bei voller Integration in unser Dokumenten-Managementsystem. Die geteilten Informationen (Dokumente / Chats) stehen sowohl Ihnen als auch uns über die gemeinsame Datenplattform zur Verfügung.
  • „Aufgaben“ und „Vorgänge“ ermöglichen die geordnete und strukturierte Kommunikation zu bestimmten Themen (Künftig können z.B. die Rückfragen zum Jahresabschluss innerhalb eines Vorgangs in der Mandantenapp milia gestellt und beantwortet werden, anstatt etliche E-Mails hin- und her zusenden). 
  • Integrierte Signier-Lösung vom führenden Anbieter digitaler Unterschriften (DocuSign) zum Einholen fortgeschrittener elektronischer Unterschriften. Und das sogar mobil über die App.

Download Mandantenapp

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