Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen

Unter dem Begriff ersetzendes Scannen versteht man einen normierten und dokumentierten Prozess, an dessen Ende die gescannten Belege, Rechnungen oder Verträge gesetzeskonform vernichtet werden können. Der endgültige Abschied vom Papier!

© Datev

Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierzu sind durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) kodifziert worden.

Als Grundlage benötigt das Unternehmen eine Verfahrensdokumentation und entsprechende Prozesse, die sicherstellen, dass wirklich jeder Beleg vor der Vernichtung auch tatsächlich fehlerfrei und vollständig gescannt und revisionssicher über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren archiviert worden ist (internes Kontrollsystem).

Für eine revisionssichere Archivierung wird der Einsatz der Digitalen Belegbuchhaltung mit DATEV Unternehmen online empfohlen. Alternativ kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingerichtet werden.

Die Errichtung eines internen Kontrollsystems bedeutet, dass Arbeitsabläufe genauestens definiert und die Zuständigkeiten sowie Vertretungsregelungen festgelegt werden. Auf Basis von technischen und organisatorischen Kontrollen (z.B. Vieraugenprinzip) wird die Wirksamkeit der kontrollierten Abläufe sichergestellt. Die Verfahrensdokumentation bildet die Grundlage des internen Kontrollsystems und gibt die definierten Prozesse und Kontrollen und Zuständigkeiten als Soll-Zustand wider.

Wir unterstützen Sie gerne bei der individuellen Umsetzung dieser Vorgaben und bei der Errichtung des notwendigen internen Kontrollsystems. Auf Basis einer zertifizierten Muster-Verfahrensdokumentation unterstützen wir Sie bei der notwendigen Dokumentation.

Nach Implementierung können wir für Sie einmalig oder wiederkehrend die Wirksamkeit der Kontrollen und den Abgleich der tatsächlichen Organisation mit Ihrer Verfahrensdokumentation.

Ihre Vorteile im Überblick
  • Wegfall des Papierarchivs durch Vernichtung der originalen Papierbelege (Ersetzendes Scannen)
  • Schnelles Auffinden der digitalen Belege dank Volltextsuche (vollständige OCR-Texterkennung nach dem Scan)
  • Revisionssicheres und Katastrophensicheres Archiv Ihrer Belege im DATEV-Rechenzentrum
  • Permanenter und Standortunabhängiger Zugriff auf Ihre Belege bei Verwendung von DATEV Unternehmen online
  • Entlastung der Geschäftsführung durch dokumentiert und definierte (Teil-)Prozessdelegation

Kontaktieren Sie uns gleich heute, um eine weiterführende Beratung zu erhalten.